Balanço do 1º semestre do Gecond
6 meses de atualizações e inovações do software de gestão líder de mercado
No que toca ao desenvolvimento do Gecond, queremos sempre mais. Com este foco, revelamos inovação e capacidade de execução. Fazemo-lo tomando o pulso ao setor de administração de condomínios e, sobretudo, auscultando os nossos clientes. O resultado, no primeiro semestre de 2022, é um extenso somatório de novidades e atualizações. Aqui, lembramos as principais.
Nos vários módulos de gestão existentes na plataforma Gecond, criámos soluções e funcionalidades que visam organizar, otimizar e facilitar as diferenças facetas da sua atividade.
O próximo semestre terá mais novidades. Consigo, queremos sempre fazer mais.
Digitalizar. Otimizar. Rentabilizar. O nosso compromisso, todos os dias.
Não vamos parar. Podemos sempre fazer melhor. E o ano, afinal, ainda vai a meio…
O próximo semestre terá mais novidades. Consigo, queremos sempre fazer mais.
Gestão de Assembleias
Maior controlo de procedimentos e tarefas, melhor organização de registos e a certeza de se estar a cumprir a lei, em todos os aspetos.
Registo de receção de convocatórias
Controlo automático da confirmação de receção das convocatórias, por email ou carta registada, conforme a Lei n.º 8/2022, que em abril alterou as regras da vida em condomínio
Envio por carta registada: com a ligação ao serviço Siga dos CTT, é possível com um clique confirmar o estado dum registo (entregue, pendente, devolvido, etc.).
Envio por email: no corpo de email existe um link para confirmação da receção da convocatória pelo condómino. Após o condómino confirmar a receção, esta informação é gravada no sistema (data/hora) podendo ser consultada no backoffice de gestão.
Alerta de avisos de receção pendentes: na lista de Assembleias, são assinalados a vermelho todos os avisos já enviados que ainda não foram registados como rececionados.
Registo de presenças
Identificação dos representantes no registo de presenças: na impressão, o proprietário e o cônjuge estão igualmente visíveis.
Assinaturas atas
Assinatura do colaborador: a folha de rosto da ata passou a poder ser assinada pelo colaborador presente na assembleia.
Tarefas
Visualização de tarefas no mesmo painel: a atribuição das tarefas a realizar no âmbito das assembleias é apresentada agora na agenda do seu colaborador, no dashboard inicial.
Sabe como visualizar as tarefas de outros colaboradores? Por padrão, são apresentadas somente as atividades do próprio utilizador, mas basta clicar no ícone do calendário para visualizar as atividades dos outros utilizadores.
Mapas e Relatórios
De imediato, é possível listar, agrupar e discriminar informação. Processos otimizados e funcionalidades acrescidas geram detalhe e rigor na apresentação de dados.
Análise Orçamental
Mapa de análise orçamental detalhado por zonas: possibilidade de agrupar por rubricas comuns, tal como já acontecia na listagem de orçamento.
Dentro das rubricas comuns, encontra a seguinte informação:
“Partes comuns a todas as frações” – lista das rubricas associadas a todas as frações;
“Comparticipação nas partes comuns” – somatório dos valores atribuídos à zona para todas as rubricas comuns.
Inserção de notas e observações explicativas nos relatórios: pode incluir informação relevante no relatório de análise orçamental que vai apresentar aos seus condóminos, para um melhor esclarecimento.
Quadro resumo
Quotas liquidadas por um período personalizado: obtenha contas de determinado período sem incluir pagamentos posteriores. Utilizando o parâmetro criado em sistema, basta definir um período específico para a exposição dos dados, excluindo-se do mapa recebimentos efetuados após a data em análise.
Apresentar aos condóminos a situação efetiva que existia no momento do término do período pretendido é de grande utilidade, por exemplo, na apresentação anual de contas ou nas assembleias.
Separação de créditos no resumo de devedores: para uma leitura mais clara deste mapa, que permite visualizar créditos sem movimentação bancária no resumo de devedores, pelos condóminos, criou-se a opção “separar créditos”,
Esta opção permite controlar a forma como os créditos são discriminados no resumo. Ou seja, além das colunas “previsto” e “recebido”, passou a existir a possibilidade de uma coluna onde são apresentados os créditos sem movimentação bancária para uma melhor leitura.
Orçamentos
Receitas extraordinárias isoladas: quadro com as receitas extraordinárias separadas das despesas.
Extrato de conta corrente de terceiros: pode tirar o extrato para todos os terceiros de determinado condomínio.
Mapa de comparação de exercícios
Apresentação automática do diferencial, em percentagem, entre dois exercícios: esta possibilidade facilita a leitura dos resultados. O valor lançado de cada rubrica, no orçamento ativo, é comparado com o valor lançado do exercício anterior.
Mapa de Tesouraria
Resumo por formas de pagamento: os movimentos manuais passaram a estar contemplados, sendo apresentados no campo do mapa “Levantamentos e depósitos”.
Resumo de saldos positivos e negativos, para facilitar a comparação com o resumo do ficheiro SEPA (já que este regista apenas os saldos positivos).
Associação de rubricas
Listagem de despesas por rubricas dispostas por zonas: permite o agrupamento das despesas associadas a rubricas que afetem todas as zonas do condomínio.
Atribuição de rubricas, em lote, nos documentos de origem externa: atribui uma rubrica, numa única operação, a vários documentos do mesmo condomínio e orçamento.
Rubricas nos movimentos de caixa e bancos: a descrição dos movimentos bancários associados a documentos de fornecedores passou a incluir automaticamente a rubrica associada.
Declaração de Encargos
Emissão automática da Declaração de Encargos: antecipando a entrada em vigor, em abril, da Lei 8/2022, desde fevereiro que é possível emitir este documento obrigatório para a alienação de uma fração. Na declaração constam todos os encargos anuais do condomínio e eventuais dívidas existentes do proprietário que pretenda vender/doar/alienar a sua casa.
Quotas extraordinárias: apresenta a informação sobre os valores das quotas extraordinárias efetuadas no exercício.
Dívidas de anteriores proprietários: possibilidade de apresentar ou não este tipo de dívidas, de acordo com a decisão do utilizador.
Lançamentos contabilísticos
“Revoluções” que vieram pôr um ponto final a operações manuais de rotina extremamente demoradas, minuciosas e falíveis.
Registo de despesas em lote, com leitura inteligente de faturas em PDF (OCR)
Esta funcionalidade veio automatizar o registo de faturas de fornecedores. Permite efetuar o upload de uma ou várias faturas ao mesmo tempo para o Gecond, no formato PDF.
O software interpreta e regista toda a informação. A leitura inteligente faz a diferença. Quando os dados dos fornecedores já se encontram no sistema, a fatura é imediatamente registada.
Fornecedores preferenciais: o registo de despesas em lote é particularmente vantajoso para as despesas inseridas no orçamento do condomínio associadas a “Fornecedores Preferenciais”, previamente indexados. Neste caso, no momento de importação de cada fatura, o Gecond identifica automaticamente a rubrica do orçamento em que deve ser inserida.
Novos fornecedores: se a entidade emissora da fatura não se encontrar ainda introduzida na plataforma Gecond, no processo de criação do registo da fatura é criado, automaticamente, um novo fornecedor, cujos dados podem ser, depois, completados.
Transferência em lote de saldos bancários – Geração de Ficheiro SEPA
Para contas de uso partilhado: automatização da transferência em lote de saldos bancários acumulados em caixa ou saldos positivos da conta geral da sua empresa para as devidas contas à ordem dos condomínios sob a sua gestão.
A geração, no Gecond, do ficheiro SEPA dá rapidez e maior segurança a um procedimento inevitável, mas que, “à moda antiga”, se torna dolorosamente lento (apurar o montante depositado referente a cada condomínio, fazer a transferência para a respetiva conta e repetir o procedimento tantas vezes quantos os condomínios).
Integração bancária no Gecond – AIS
O agrupamento e a otimização de operações ditaram as diversas atualizações realizadas no domínio da reconciliação bancária.
Agrupamento de operações
Pagar vários documentos por fornecedor: pode efetuar-se em simultâneo o pagamento de mais do que uma despesa referente à mesma entidade. Basta, para o efeito, selecionar-se um ou mais documentos do mesmo fornecedor.
Lançar vários documentos por condómino: pode receber-se mais do que um aviso do mesmo proprietário, ou seja, é possível selecionar-se um ou mais documentos do mesmo proprietário.
Conciliar movimentos de tesouraria e bancários: é possível a conciliação de um único movimento de tesouraria do Gecond com vários movimentos bancários, e vice-versa. Do mesmo modo, é possível conjugar vários movimentos de tesouraria com um único banco.
Associar uma despesa a vários movimentos: esta nova associação permite conferir movimentos em numerário, cuja despesa não seja igual ao valor levantado.
Identificar frações com complemento na reconciliação bancária
Na área de emissão automática de recebimentos, a identificação das frações passou a incluir o complemento, além do código (ex. fração A – r/c dir.)
Ampliar o período de consulta de movimentos
Ainda que, por padrão, sejam apresentados apenas os últimos dois meses de movimentos (Gecond e Banco), passou a existir a possibilidade de se efetuar uma consulta mais lata, abrangendo um período maior. Basta escolher a opção “adicionar mais um mês de movimento” as vezes que forem necessárias.
Imprimir documentos
Na secção “Imprimir documentos”, quer nos parâmetros gerais quer por condomínio – passando a estar ordenadas conforme no aviso, numa “leitura” do início para o fim da página impressa.
Gestão de Entidades
Informação mais organizada, domínio dos dados em tempo real.
Condomínios
Estado do serviço AIS: dado que um condomínio pode ter várias contas bancárias com estados diferentes, criou-se a possibilidade de verificação das contas bancárias e respetivo estado do serviço Integração Bancária – AIS – , na opção “Condomínios > Contas bancárias”. Esta funcionalidade é útil para a reconciliação bancária.
Arredondamento de quotas: correção no cálculo de quotas arredondadas à unidade em situações de compropriedade. Isto é, as quotas atribuídas à fração são arredondadas à unidade, mas a sua distribuição por vários proprietários é arredondada ao cêntimo
Condóminos
Débito direto: passa a ser obrigatório o registo da conta bancária do condómino, quando se define que um condómino efetua o pagamento por débito direto.
Atualização de estado automático para as entidades: ao inativar-se um condomínio, todas as entidades associadas (designadamente, os condóminos) passam também ao estado inativo. Esta situação só não se aplica quando as entidades estão associadas a outros condomínios – ativos – sob a sua administração.
Gestão de Correspondência
Para uma tarefa exigente, mas inevitável, um novo serviço: a expedição de correspondência em lote, simples e registada.
Expedição de correspondência em lote
Nova integração, novo serviço: a próxima integração no Gecond resulta de uma parceria com a MP Serviços Postais, empresa especializada no serviço de expedição de correspondência para condomínios.
Sendo operadora licenciada em serviços postais pela ANACOM , a MP – Serviços Postais trata de tudo: impressão, envelopagem, envio de correio normal e registado e distribuição da correspondência empresarial. Com um clique, envie toda a sua correspondência.
Emails
Reenvio: já pode reenviar, sempre que precisar, qualquer e-mail através da lista de emails (correspondência), mesmo que tenha sido previamente enviado com sucesso.
Envio de documentos: definição da forma de envio de documentos, se por anexo ou partilha de link. Esta funcionalidade é importante sobretudo quando se deseja enviar ficheiros pesados.
Manutenção e Ocorrências
Gestão mais eficiente e resposta mais capaz no terreno, graças ao lançamento de vários alertas e monitorização de responsabilidades, entre outros aspetos.
Controlo e alertas
Controlo de cumprimento de prazos: atribua uma data-limite para a conclusão de uma intervenção. Se não for cumprida, é criado um alerta ao gestor e colaborador responsável. A ocorrência é dada como resolvida só após a validação do responsável quanto ao cumprimento de todos os requisitos. Desta forma, o gestor tem a garantia de que o trabalho foi concluído corretamente.
Novos alertas automáticos: alertas para o gestor e responsável quando uma ocorrência ultrapassa o prazo-limite indicado, quando está concluída e por validar; alerta para o condómino que reportou a ocorrência quando a ocorrência é atribuída e uma vez concluída.
Pesquisa melhorada e mais detalhe nos estados das ocorrências: foram criados novos estados, permitindo mais detalhe e envio de alertas ao longo de todo o processo de gestão das ocorrências: Por tratar, Por atribuir, Aguarda resolução externa, Prazo ultrapassado, Por resolver, Por validar, Resolvida.
Reorganização dos alertas por categorias: para facilitar a organização e leitura dos alertas, estes foram reorganizados em categorias (no menu “Administração – Parâmetros Gecond – Alertas”): Financeiro, Assembleias, Seguros, Manutenção, Ocorrências.
Organização
Pesquisa por zonas: foi criado o campo “Zonas” para facilitar a pesquisa das ocorrências por zonas específicas do condomínio como, por exemplo, a garagem ou o hall de entrada.
Atribuição de um gestor responsável: as ocorrências são atribuídas, no backoffice, a um colaborador da empresa, mesmo que depois sejam encaminhadas para um fornecedor externo. Por associação, há a possibilidade de encaminhar a resolução para uma entidade externa, detalhando a empresa e o nome do técnico responsável. Caso pretenda, existe a possibilidade de informar, por email ou SMS, a empresa.
Divisão das ocorrências em duas novas categorias: manutenção e expediente. Ao registar, criar e procurar uma ocorrência, poderá filtrá-la por categoria/tipo, isto é, se é de manutenção ou de expediente.
Acompanhar tudo, a par e passo
Cada novidade introduzida no Gecond responde a uma necessidade. As soluções disponíveis simplificam e otimizam a atividade de gestão de condomínios. Utilizá-las é, pois, uma enorme vantagem de negócio e em vários aspetos.
As nossas equipas de suporte técnico e comercial estão ao seu dispor para tirar o maior partido das funcionalidades lançadas. Além dos artigos técnicos, o canal Youtube da Improxy e de formações regulares, onde as atualizações são explicadas, pode sempre contactar-nos.
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