Gecond: Módulo Ocorrências

Alterações e melhoramentos

Conheça as alterações e novas funcionalidades que o vão permitir acompanhar com mais detalhe e rigor todo o processo de gestão das ocorrências no Gecond.

Foram criados novos campos, categorias e estados, assumindo sempre um responsável interno pela tarefa, que irá gerir, acompanhar e validar todo o processo de resolução das ocorrências.

Ao mesmo tempo foram inseridos diversos alertas, quer no painel inicial do Gecond quer por email, para o seu melhor acompanhamento.

 

O que mudou no módulo das ocorrências?

1. Atribuição de um gestor responsável 

Atribuir a ocorrência a um colaborador responsável pela sua gestão. As ocorrências passam a ter sempre que ser atribuídas a um colaborador da empresa, mesmo que a mesma seja depois encaminhada para um fornecedor externo.

Possibilidade de encaminhar a resolução para uma entidade externa, detalhando a empresa e o nome do técnico responsável. Caso pretenda, existe a possibilidade de informar, por email ou SMS, a empresa.

2. Novas categorias de ocorrências

Dividir as ocorrências em duas grandes categorias: Manutenção e Expediente. Ao criar um tipo de ocorrência, poderá distinguir as ocorrências por categoria/tipo, permitindo filtrar se é de manutenção ou de expediente.

3. Mais controlo de cumprimento de prazos 

Atribuir uma data-limite de conclusão, que se não for cumprida, vai criar um alerta ao gestor e colaborador responsável.

Dar a ocorrência como resolvida apenas após a validação do responsável de que todos os requisitos foram cumpridos. Desta forma o gestor terá a garantia de que o trabalho foi concluído corretamente e os condóminos ficarão satisfeitos.

4. Novos alertas automáticos:

Alerta para o gestor e responsável quando uma ocorrência ultrapassa o prazo-limite indicado, está concluída e por validar.

Alerta para o condómino que reportou a ocorrência quando a ocorrência é atribuída e quando é concluída.

 

5. Critérios de pesquisa melhorados e mais detalhe nos estados das ocorrências

Foram criados novos estados permitindo mais detalhe e envio de alertas ao longo de todo o processo de gestão das ocorrências.

Por tratar
Ocorrência  registada por um condómino via “Gecond, o meu condomínio” e ainda não foi associada a uma categoria/tipo associado.

Por atribuir
Quando ainda não foi atribuída a nenhum colaborador.

Aguarda resolução externa
Encaminhada para uma entidade externa mas a intervenção ainda não foi concluída.

Prazo ultrapassado
Quando o prazo previsto de conclusão foi ultrapassado.

Por resolver
Quando a ocorrência ainda não foi dada como resolvida (campo “Conclusão).

Por validar
Quando a intervenção já foi concluída, mas a resolução ainda não foi validada pelo colaborar responsável.

Resolvida
Quando a ocorrência foi dada como fechada e validada pelo colaborador.

Reorganização dos alertas por categorias

Para facilitar a organização e leitura dos alertas, estes foram reorganizados em categorias. Terá acesso aos mesmos, dentro do menu “Administração – Parâmetros Gecond – Alertas”

  • Financeiro
  • Assembleias
  • Seguros
  • Manutenção
  • Ocorrências

Quer ter mais informação técnica sobre esta funcionalidade?

Consulte os nossos artigos técnicos sobre este tema, onde pode visualizar todos as novidades e possibilidades explicadas passo-a-passo.

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