Gecond – novas funcionalidades

Novidades e melhorias em relação ao antigo Gecond

Alterações globais

Funcionamento em cloud com alto nível de disponibilidade (superior a 99,5%).

Todos os módulos que antes eram opcionais passam a estar incluídos (ocorrências, contas bancárias, penalizações, contencioso, integração com Multibanco).

Funcionamento em qualquer local sem necessidade de software adicional (apenas um browser atualizado).

Vídeos com explicação passo-a-passo das principais funções em mais de 250 artigos de ajuda online.

 

Feita uma grande aposta nos seguintes pontos:

– aumento de produtividade

– criação a alertas

– facilidade de utilização

– uso do email como ferramenta preferencial de comunicação com condóminos e fornecedores

– utilização de SMS

Segurança

Comunicação encriptada entre servidor e browser – HTTPS

Controlo de acesso por IP por utilizador

Controlo de acesso horário por utilizador

C´ópia de segurança diária automático

Perfis e controlos de acessos por utilizador

Condomínios

Gerador rápido de frações na criação de um novo condomínio

Importação de frações a partir de excel

Logótipo ou foto do condomínio possível de ser apresentar em documentos e web

Possibilidade de enviar email para todos os condóminos com prazo de expiração da mensagem

Possibilidade de enviar link para documentos para todos os condóminos com prazo de expiração

Possibilidade de associar atividades

Nova folha de pedido de dados respeitando o RGPD

Anexar documentos (pdf, xls, etc) à ficha do condomínio

Frações

Permite vários proprietários com ou sem representação, com repartição que quotas e convocatórias individuais

Novos tipos de ocupantes com respetivas regras: usufrutuários e locatários

Histórico de proprietários e inquilinos por fração (registo de entradas e saídas)

Mais detalhe no seguro individual

Entidades

Parametrização individualizada para envio por email e/ou carta de  avisos/recibos/créditos, cartas e circulares e convocatórias e atas

Controlo e registo de autorizações para uso do email e telefone para comunicações – RGPD

Possibilidade de classificar entidades com etiquetas definidas pelo utilizador

Possibilidade de excluir entidade de processos de pré-contencioso e/ou contencioso

Possibilidade de associar atividades (emails/cartas/telefonemas/compromissos/etc.)

Fusão de entidades repetidas

Anexar documentos (pdf, xls, etc) à ficha de cada entidade

Contadores

Passam a poder ser definidos vários contadores (água, eletricidade e gaz) por condomínio

Registo de contagens

Gráfico com evolução de consumos

Equipamentos

Ficha completa de imobilizado

Registo de contratos de manutenção e manutenções obrigatórias

Registo de inspeções obrigatórias

Alertas para inspeções e manutenções

Alertas

Vários tipos de alertas parametrizados pelo utilizador e podem ser visíveis no painel inicial e/ou enviados por email

Contencioso

Criação de processos de pré-contencioso e contencioso

Associação de documentos por pagar a cada processo

Histórico dos atos e mandatários de cada processo

Associação e lançamento de despesas de cada processo com lançamento automático nas despesas do condomínio

Possibilidade de anexar documentos (pdf, etc) a cada processo

Plano de pagamentos com controlo da efetividade dos pagamentos

Ocorrências

Possibilidade de anexar fotos e documentos (pdf, etc) a cada processo (orçamentos, fichas de reparação)

Envio de ocorrências em papel, email ou SMS para fornecedores e colaboradores

App para ios e Android com as ocorrências atribuídas a cada técnico.

Registo de App de novas ocorrências e alteração das existentes com possibilidade de anexar fotos

Possibilidade de lançar e associar despesas associadas a cada ocorrência

Possibilidade de associar atividades (emails/cartas/telefonemas/compromissos/etc.) com lançamento automático nas despesas do condomínio

Atividades

Vários tipos de atividades: compromissos, tarefas, emails, telefonemas, correspondência

Registos de atividades por utilizador com visualização no painel inicial e alerta de expiração

Assembleias

Envio de lembrete de assembleia para os condóminos por SMS com uma antecedência de x minutos

Envio de convocatórias e atas por correio ou email

Registo de presenças e contagem de votos

Possibilidade de parametrizarem os textos das convocatórias 

Ferramenta para criação de Atas de Assembleia

Correspondência

Criação de modelos para cada tipo de correspondência (cartas de cobrança, circulares e convocatórias).

Utilização de etiquetas no interior dos modelos para flexibilização dos conteúdos

Envio por papel e/ou email

Orçamentos

Criado o conceito de revisão do orçamento permitindo assim manter o histórico de alterações dum orçamento.

Cálculo automático de retroativos quando é feita a revisão dum orçamento

Definição de fornecedor preferencial em cada rubrica de cada condomínio (acelera o lançamento de despesas)

Possibilidade de programar o pré-lançamento automático de despesas periódicas

Possibilidade de abater ou não receitas extraordinárias no cálculo das quotas

Lançamentos automáticos

Passa a ser possível pré-agendar o lançamento de despesas periódicas (honorários, limpeza, manutenção, eletricidade, água, etc.) com uma enorme economia de tempo e evitando enganos e esquecimentos.

Documentos (geral)

Permitem a impressão e/ou o envio por email por opção ou predefinição

Novo documento de reembolsos com contador próprio

Possibilidade de nas listagens e documentos definir o tipo de cabeçalho: logotipo da empresa, do condomínio ou sem logótipo, além de outros parâmetros.

Caso exista cônjuge toda a correspondência e documentos financeiros passam a ser enviados no nome do titular e cônjuge

Despesas

Passam a permitir pagamentos parciais (sem duplicar despesa)

Permitem anexar documentos (pdf)

Se associadas a contadores, pedem a respetiva contagem

Alertas para valores de orçamentos atingidos

Receitas extraordinárias

Passam a ser tratadas como receitas, com emissão de avisos e recibos ao invés de serem tratadas como receitas negativas.

Nos relatórios passa a aparecer nas colunas de receitas e não a abater nas despesas como erradamente fazia o anterior Gecond

Declaração para IRS

Passa a ser possível emitir este documento para cada condómino

Tem em conta para cada condómino os valores pagos por ele, mas também a quota parte das receitas extraordinárias (antenas de operadores, arrendamento de cada de porteira, etc)

Regulamento Geral de Proteção de Dados

Envio de pedidos de autorização e registo da aceitação (ou não) do condómino com histórico

Nova folha de pedido de dados

Integração com software de faturação Cloudware

Todas as despesas (honorários, etc.) em que o fornecedor seja a empresa de administração, poderão gerar automaticamente faturas ou faturas-recibo no software de faturação Cloudware.

Integração com centrais telefónicas IPBrick

Com esta integração, as chamadas recebidas podem abrir de imediato a ficha do condómino ou do fornecedor.
Por outro lado, é possível despoletar chamadas telefónicas dentro do Gecond 3, clicando em cima do telefone da entidade.