Gestão integrada de todas as áreas de administração de condomínios
O Gecond, software de gestão de condomínios cobre todas as suas necessidades a diferentes níveis de gestão, quer seja administrativa, contencioso, manutenção preventiva e corretiva, documental e comunicação integrada com toda a equipa e com os condóminos.
Funcionalidades:
Condomínio
Com campos elaborados para criar e gerir o condomínio, terá, num só lugar, todos os elementos necessários para completar a informação essencial do condomínio. Nesta área os utilizadores do Gecond terão rápido e fácil acesso à informação dos condomínios.
- Geração automática de frações na criação de um novo condomínio, ou importação do Excel;
- Compropriedade com ou sem repartição de quotas;
- Afetação opcional de quotas a inquilinos, locatários ou usufrutuários;
- Histórico de condóminos de cada fração;
- Possibilidade de enviar mensagens por email para os condóminos ou para apresentação no Gecond, o meu condomínio;
- Possibilidade de anexar documentos (atas, regulamento, etc.) e partilhar por email ou no Gecond, o meu condomínio;
- Possibilidade de associar várias contas bancárias a cada condomínio.
Orçamento
Criação, automação, otimização e personalização de orçamentos que rentabilizam as suas horas de trabalho podendo dedicar-se a outras áreas da gestão de condomínios.
- Criação de várias rubricas com diferentes critérios de repartição pelas frações;
- Além da repartição por permilagem, pode ser definida a repartição equitativa ou criar outras regras de repartição;
- Possibilidade de afetar apenas algumas frações;
- Agendamento automático de despesas periódicas em função do orçamento;
- Cálculo automático de retroativos.
Processamentos
Automatização e personalização dos processamentos necessários na gestão de um condomínio.
Rentabilize o seu tempo e recursos.
- Processamento periódico de orçamento, fundo de reserva e seguro;
- Processamentos pontuais e plurianuais de orçamentos extraordinários;
- Possibilidade de definir diferentes formas de imputação às frações.
Valores e documentos
Criação e envio automático de avisos de pagamento, geração de referências para pagamento, inserção de despesas, são algumas das funcionalidades disponibilizadas.
- Avisos de pagamento, créditos e recibos para condóminos;
- Possibilidade de partilha para consulta no Gecond, o meu condomínio;
- Controlo de pagadores extraordinários (aluguer de espaços comuns);
- Despesas, pagamentos e créditos de fornecedores;
- Geração de referências Multibanco e Payshop com geração e envio por email automático de recibos; (1)
- Gestão de contas bancárias;
- Envio por papel e email.
Seguros
A gestão de seguros obriga a diversos procedimentos e tempo de gestão que é otimizada com o Gecond.
- Seguro coletivo do condomínio e seguro individual das frações;
- Possibilidade de usar capitais facultativos;
- Alertas e mapas de irregularidades nos seguros individuais.
Controlo financeiro, mapas e relatórios
O Gecond fornece um conjunto vasto de ferramentas de gestão e controle financeiro, criando mapas e relatórios nas mais diversas áreas, permitindo ter uma visão global do seu condomínio.
- Contas correntes de condóminos e fornecedores;
- Mapa de tesouraria com reconciliação bancária;
- Mapa de caixa;
- Grande diversidade de mapas, relatórios e quadros;
- Mapas de controlo operacional;
- Relatórios anuais;
- Emissão de declarações IRS;
CRM
Uma potente ferramenta de CRM que lhe permite rentabilizar recursos e meios e gerir os seus condomínios de forma profissional.
- Registo e pesquisa de atividades com todas as entidades (condóminos, fornecedores, etc.);
- Vários tipos de entidades: telefonemas, emails, tarefas e compromissos;
- Associação de atividades a colaboradores;
- Associação de atividades a condomínios, entidades, ocorrências, processos de contencioso, etc.
Arquivo documental
Faça uma gestão concertada de todos os documentos do condomínio, em todas as suas áreas: condomínio, condóminos, fornecedores, ocorrências, contencioso, etc.
- Possibilidade de anexar documentos PDF e outros formatos;
- Associação de documentos ao condomínio, condóminos, fornecedores, despesas, ocorrências, contencioso, etc;
- Possibilidade de partilhar documentos para consulta no Gecond, o meu condomínio.
Correspondência
O Gecond permite a gestão da correspondência e comunicação com o condómino de uma forma rápida e eficiente:
- Toda a correspondência pode ser enviada em papel e email e partilha no Gecond, o meu condomínio;
- Possível criar modelos de correspondência;
- Preparado para português e inglês;
- Cartas de cobrança;
- Circulares;
- Cartas de pagamento a fornecedores;
- Impressão registo CTT.
Manutenção
Gestão de manutenção preventiva e corretiva (avarias e ocorrências), permitindo uma gestão global da manutenção com a equipa administrativa, com a equipa técnica de manutenção, com os fornecedores e com os condóminos:
- Gestão de ocorrências com comunicação aos fornecedores por email e SMS; (2)
- APP Android e iPhone para tratamento e registo de ocorrências pelos técnicos;
- Associação de despesas a ocorrências;
- Registo como pendente de ocorrências colocadas pelos condóminos através do Gecond, o meu condomínio;
- Gestão e criação de listas de verificações para visitas aos condomínios;
- Equipamentos;
- Planos de inspeção e manutenção com alertas;
- Registo de consumos de água, eletricidade e gás.
Contencioso
Os processos de contencioso são delicados e devem ser tratados de forma cuidada.
Com o programa de gestão de condomínios Gecond terá num só local tudo o que precisa para uma correta gestão dos processos de contencioso.
Informação do processo, despesas existentes, anexos, entre outros.
- Processos de pré-contencioso e contencioso;
- Histórico das fases e mandatários dos processos;
- Geração de cartas de contencioso;
- Associação de despesas e documentos aos processos;
- Plano de pagamentos com controlo e alertas.
Assembleias
Faça uma gestão integrada das suas assembleias, rentabilizando tempo e recursos.
- Preparação de assembleias e ordens de trabalho;
- Envio de lembretes aos condóminos por SMS; (2)
- Envio de convocatórias em papel e email;
- Avisos convocatórios, lista de presenças e registo de presenças;
- Preparação e geração da Ata;
- Envio de atas por papel e email e partilha no Gecond, o meu condomínio;
- Mapa anual de assembleias.
RGPD
Cumpra com todos os requisitos do RGPD, de forma integrada e simples.
- Envio por email de pedidos de autorização e registo da aceitação (ou não) do condómino, com histórico;
- Folha de pedido de dados inclui autorizações.
Integração com Vodafone One Net
- Sempre que é recebida uma chamada permite abrir a respetiva ficha de entidade e registar a chamada como atividade;
- Click-to-call para efetuar ligação direta ao condómino ou fornecedor, clicando no respetivo número.
Integração com software de gestão comercial Cloudware
O Gecond integra com o software de gestão comercial Cloudware Business criando as faturas de honorários.
Já subscreveu o Cloudware Business?
- Lança automaticamente em Cloudware as despesas referentes aos honorários de administração;
- Permite importar faturas do Cloudware e lançá-las como despesas.
Gecond, o meu condomínio.
O Gecond, o meu condomínio, disponível na web e app, permite criar um canal de comunicação e aproximar o condómino com a empresa de gestão de condomínios, respondendo a uma necessidade de digitalizar a administração do condomínio e das ferramentas disponíveis para o condómino.
Esta ferramenta é totalmente gerida pelo Gecond, de forma automática e personalizável.
Funcionalidades disponíveis para os condóminos:
- Consulta da ficha pessoal e pedido de alteração de dados;
- Consulta da conta corrente e geração de dados para pagamento;
- Consulta de recibos com possibilidade de emitir segundas-vias;
- Consulta das quotas anuais das várias frações;
- Submissão de avarias e outros pedidos;
- Consulta de mensagens enviadas pela administração;
- Consulta de documentos do condomínio (atas, regulamento interno, etc.);
- Votação para assembleias do condomínio;
- Resposta a inquéritos e questionários;
- Consulta dos valores em dívidas das várias frações (opcional).
Segurança
Utilizamos as mais recentes tecnologias de encriptação e proteção de dados para que a gestão da informação dos seus condomínios esteja sempre segura. Também dentro do software poderá definir perfis e horários de acessos.
- Seguro: usa as mais recentes tecnologias de encriptação e proteção de dados para que a gestão da informação dos seus condomínios esteja sempre segura;
- Possibilidade de definir utilizadores, perfis de acesso e horários de acessos;
- Backups diários automáticos.
NOTAS:
(1) Necessária a subscrição do serviço
(2) Necessária a compra de pacotes de SMS
Quanto maior o número total de
frações contratualizadas melhores condições comerciais serão
conseguidas, através de descontos de volume
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