O software de administração de condomínios intuitivo e eficiente

Plataforma online dedicada à gestão de condomínios | Gecond

Software as a service (SaaS)

O software de administração de condomínios Gecond, alojado online e sempre acessível,  permite múltiplos utilizadores em simultaneo e em tempo real. É uma plataforma de gestão que responde a  todas as áreas da setor e está em constante desenvolvimento e atualização.

Segurança

Utilizamos as mais recentes tecnologias de encriptação e proteção de dados para que a gestão da informação dos seus condomínios esteja sempre segura. Pode igualmente definir perfis e horários de acessos, para maior salvaguarda. São realizados backups diários automáticos

Condomínios

Geração rápida de frações e possibilidade de importação de frações a partir de documentos excel;

Inserção de logótipo ou foto do condomínio nos documentos e online.

Gestão de copropriedade e afetação das quotas a inquilinos, locatários ou usufrutuários;

Criação de rubricas com diferentes critérios de repartição pelas frações;

Arquivo de documentos (atas, regulamento, etc.) e associação de atividades

Associação de contas bancárias a cada condomínio;

Frações

Criação de rubricas com diferentes critérios de repartição pelas frações;

Permite vários proprietários com ou sem representação, com repartição de quotas e convocatórias individuais;

Tipos de ocupantes com respetivas regras: usufrutuários e locatários;

Histórico de proprietários e inquilinos por fração (registo de entradas e saídas);

Informação detalhada do seguro individual;

Entidades

Parametrização individual para envio por email, carta e app de avisos, recibos, créditos, cartas, circulares,convocatórias e atas;

Controlo e registo de autorizações para uso dos dados pessoais (RGPD);

Classificação de entidades por etiquetas parametrizáveis;

Fusão de entidades repetidas;

Informação bancária e modos de pagamento preferenciais.

ORÇAMENTOS

Criação de rubricas com diferentes critérios de repartição pelas frações;

Repartição por permilagem, equitativa ou regras de repartição personalizadas;

Possibilidade de afetar apenas algumas frações;

Agendamento automático de despesas periódicas em função do orçamento;

Cálculo automático de retroativos quando é feita a revisão dum orçamento

Revisão do orçamento permitindo assim manter o histórico de alterações dum orçamento.

MAPAS E RELATÓRIOS

Vasto conjunto de mapas de gestão e controle financeiro, que permite uma visão global dos condomínios.

Contas correntes de condóminos e fornecedores;

Mapa de tesouraria e de caixa;

Mapas de controlo operacional;

Relatórios anuais e de análise comparativa;

Emissão de declarações IRS;

Equipamentos e serviços

Definição de contadores dos fornecimentos (água, eletricidade e gás) por condomínio;

Registo de contagens e gráfico com evolução de consumos;

Registo de equipamentos e ficha completa de imobilizado;

Registo de contratos de manutenção e manutenções obrigatórias;

Registo e alertas de inspeções e manutenções obrigatórias.

Gestão da Manutenção 

Gestão da manutenção, integrada com a equipa, técnicos, fornecedores externos e com os condóminos:

Registo de consumos de água, eletricidade, gás e dos equipamentos;

Criação e coordenação do plano técnico de manutenção preventiva dos edíficios;

Aplicação para tratamento e registo de ocorrências pelos técnicos (Android e iPhone) | PRO Gecond;

Registo de ocorrências comunicadas pelos condóminos através da app Gecond, o meu condomínio;

Associação de despesas a ocorrências;

Gestão de Contencioso

Com o módulo de gestão de contencioso terá num só local tudo o que precisa para uma correta gestão de uma área delicada.

Processos de pré-contencioso e contencioso e associação a cada processo de documentos por pagar;

Geração de cartas de contencioso; Plano de pagamentos com controlo e alertas.

Informação do processo, despesas existentes, anexos. Histórico das fases e mandatários dos processos;

Associação de despesas de cada processo com lançamento automático nas despesas do condomínio

 

Gestão das assembleias

Gestão integrada de todas as assembleias, tarefas, calendário, alertas, etc.

Preparação de assembleias e ordens de trabalho; Envio de lembretes aos condóminos por SMS;

Envio de convocatórias em papel, email, app. Avisos convocatórios, registo de receção, lista de presenças e registo de presenças;

Preparação, geração e envio de Atas por papel, email e app;

Mapa anual de assembleias.

RGPD

Cumprir com todos os requisitos do RGPD não é simples mas é essencial.

Envio por email de pedidos de autorização e registo da aceitação (ou não) dos condóminos, com histórico;

O pedido de dados inclui obrigatóriamente registo das autorizações;

Envio de convite para acesso à app e seu registo.

Aplicação técnica PRO Gecond

Acrescenta-se rapidez e valor da sua resposta às ocorrências nos condomínios, já que é possível a comunicação bilateral, em tempo real, entre os técnicos no terreno e a equipa de escritório.

Comunica com os técnicos 

Delega e gere o trabalho técnico

Identifica as ocorrências por prioridade

Permite o upload de imagens ilustrativas

 

Aplicação condóminos Gecond, o meu condomínio

Disponível na web e app, é o canal de comunicação bilateral entre o condómino e a empresa de administração de condomínios.

Esta aplicação é totalmente gerida pelo painel de gestão do Gecond, de forma automática e personalizável.

Funcionalidades disponíveis para os condóminos.

Lançamentos

Criação e envio automático de avisos de pagamento, créditos e recibos para condóminos;

Geração de referências Multibanco e Payshop com geração e envio por email automático de recibos;

Receitas extraordinárias (aluguer de espaços comuns);

Despesas, pagamentos e créditos de fornecedores.

Processamentos

Automatização e personalização dos processamentos.

Processamento periódicos de orçamento, fundo de reserva e seguro;

Processamentos pontuais e plurianuais de orçamentos extraordinários;

Seguros

A gestão de seguros obriga a diversos procedimentos que ficam otimizados com o Gecond.

Seguro coletivo do condomínio e seguro individual das frações;

Possibilidade de usar capitais facultativos;

Alertas e mapas de irregularidades nos seguros individuais.

Customer Relation Management (CRM)

Uma potente ferramenta de CRM que lhe permite gerir a relação com os seus clientes e potenciais.

Registo e pesquisa de atividades com todas as entidades: telefonemas, emails, tarefas, alertas e compromissos;

Associação de atividades a condomínios, entidades, ocorrências, processos de contencioso, etc.

Associação de atividades a colaboradores;

Gestão da Correspondência

Gestão de toda a correspondência e comunicação por email com o condómino:

Criação de modelos de correspondência, utilização de etiquetas no interior dos modelos para flexibilização dos conteúdos.

Dois idiomas: português e inglês;

Envio em papel e email e sua partilha na app Gecond, o meu condomínio;

Cartas de cobrança, de pagamento a fornecedores, circulares com impressão de registo CTT.

Arquivo documental

Arquivo dos múltiplos documentos em todas as áreas: regulamentos, atas, contratos, documentos de identificação, contencioso, etc.

Possibilidade de anexar documentos PDF e outros formatos;

Associar documentos aos condomínios, condóminos, fornecedores, , contencioso, etc;

Partilha de documentos para consulta na app Gecond, o meu condomínio.

Central telefónica Vodafone One Net

Integra todas as funções de uma central telefónica em qualquer número, fixo ou móvel, da rede Vodafone.

A integração deste serviço com o Gecond permite a interligação bilateral da central telefónica com o CRM da plataforma.

Sempre que é recebida uma chamada permite abrir a respetiva ficha de entidade e registar a chamada como atividade;

Click-to-call para efetuar ligação direta ao condómino ou fornecedor, clicando no respetivo número.

Software faturação Cloudware Business

Esta integração permite lançar automaticamente no Cloudware as despesas referentes aos honorários da sua empresa ou importar faturas de fornecedores do Cloudware e lançá-las como despesa no Gecond, de forma rápida e sem perda de dados.

Forneça o nosso código promocional e obtenha um desconto nos serviços deste nosso parceiro.

Parceria Cloudware Business. 

 

NOTAS:
(1) Necessária a subscrição do serviço
(2) Necessária a compra de pacotes de SMS