Guia de boas práticas para criação de prompts

Inteligência Artificial

Guia de boas práticas para a criação de prompts

As ferramentas de Inteligência Artificial (IA) do Gecond tornam o trabalho diário das equipas de gestão de condomínios mais simples e rápido. Desde a elaboração de comunicações até à geração de orçamentos, a IA pode poupar tempo e melhorar a qualidade das mensagens, mas é essencial o modo como elaboramos o pedido, ou seja, o prompt.

Criar bons prompts é fácil quando se seguem algumas regras simples: ser claro, dar contexto, definir o formato e ajustar quando necessário. Assim, a IA torna-se uma verdadeira aliada, poupando tempo e garantindo resultados eficazes e alinhados com o pedido.

Obter melhores resultados com os prompts é mais simples quando se segue algumas regras básicas: ser claro, dar contexto, definir o formato e ajustar quando necessário.

O que é um prompt?

Um prompt corresponde às instruções fornecidas a uma ferramenta de Inteligência Artificial (IA).Tal como um briefing a um colaborador, quanto mais claras forem as orientações, mais precisos e úteis serão os resultados.

Prompt vago: “Faz um texto sobre a recolha do lixo.”

Prompt claro: “Cria uma mensagem curta e profissional para enviar por email aos condóminos sobre a nova política de recolha de lixo, apresentando uma lista das novas regras.”

Prompts genéricos tendem a originar respostas vagas. É preferível formular instruções precisas e detalhadas para obter um resultado de maior qualidade.

Unlocking Creativity and Efficiency: Man Harnesses AI Tools for Content Creation, Chatbots, Image Generation, Coding, Translation, and Digital Advertising

Regras básicas para obter melhores resultados nos prompts

A aplicação destas orientações permite aproveitar todo o potencial da Inteligência Artificial para produzir comunicações, listas e documentos mais eficazes.

Otimiza o tempo e reforça a qualidade dos resultados.

1. Dar contexto, de forma clara e objetiva

Antes de redigir um prompt, é fundamental definir o objetivo e a finalidade da tarefa. Deve-se refletir sobre:

O que se pretende que a IA produza (e-mail, aviso, relatório, resumo, etc.);
A quem se destina o conteúdo (condóminos, fornecedores, etc);
O tom pretendido (formal, neutro, cordial ou comercial).

2. Usar exemplos ou modelos

Quer um estilo específico? Mostre como quer o resultado final.

Exemplo:
“Escreve um aviso interno no mesmo estilo deste exemplo:
‘Informamos que, entre 10 e 15 de março, será realizada a pintura da garagem. Solicitamos a todos os condóminos que retirem os veículos até ao fim do dia 9.’”

3. Ajustar e rever sempre

Nem sempre o primeiro resultado é o ideal. Será necessário realizar ajustes e melhorias:

“Torna a linguagem mais formal.”
“Adiciona dados concretos sobre prazos.”
“Reduz o texto.”

Exemplos de prompts dedicados à gestão de condomínios

Os prompts ou a instrução que se escreve nos pontos do Gecond onde a IA apoia o trabalho (por exemplo, criação de modelos de texto, listas de verificação, etc) devem seguir uma regra básica: quanto mais “operacional” for o pedido (como se estivesse a instruir um colega novo), mais útil será o resultado.

Prompt modelo para pedido de orçamento a fornecedores

“Gerar texto-padrão de pedido de orçamento a vários fornecedores para [TIPO DE SERVIÇO, ex.: pintura de fachadas / manutenção de elevadores / limpeza de garagens], que possa ser adaptado a diferentes empresas.

Objetivo: pedir visita técnica (se necessário), solicitar envio de proposta até [DATA_LIMITE], com discriminação de materiais, mão de obra, garantias e condições de pagamento.

Tom: profissional, técnico, em português de Portugal.
Formato: assunto + saudação + 3/4 parágrafos + despedida.”

Prompt modelo para Convocatória de assembleia

“Escreve uma convocatória formal para Assembleia Geral de Condóminos do condomínio [NOME], a realizar-se no dia [DATA], às [HORA], em [LOCAL].

Incluir: referência legal genérica, ordem de trabalhos com [X] pontos (aprovação de contas, orçamento, eleição de administração, outros assuntos), informação sobre segunda convocatória e forma de representação por procuração.

Tom: institucional, claro, em português de Portugal.
Formato: texto adequado para envio por e-mail e impressão em A4.”

Prompt modelo para resposta a reclamações de condóminos

“Escreve um modelo de resposta a uma reclamação de um condómino sobre [TEMA, ex.: ruído, limpeza, elevador avariado], recebida por e-mail.

Objetivo: agradecer o contacto, reconhecer a situação, indicar que a reclamação foi registada e que será analisada, indicar próximos passos e prazo indicativo de resposta/solução.

Tom: empático, profissional, não assumir culpados; português de Portugal; máximo 4 parágrafos curtos.”

Prompt modelo para alerta de interrupção de serviço

“Gerar texto-padrão a informar os condóminos de uma interrupção temporária de [SERVIÇO, ex.: abastecimento de água, eletricidade, internet], no dia [DATA], das [HORA_INÍCIO] às [HORA_FIM].

Objetivo: informar do corte e [MOTIVO, ex.: trabalhos de manutenção], pedir compreensão e sugerir [AÇÕES, ex.: de enchimento prévio de reservatórios se necessário].

Tom: formal simples, com assunto + 3 parágrafos curtos)
Formato: texto adequado para envio por e-mail e impressão A4.”

Prompt modelo de 1º aviso de pagamentos em atraso

“Cria um e-mail de lembrete de pagamento em atraso para um condómino do condomínio [NOME].
Contexto: quota de condomínio relativa a [MÊS/ANO] em falta, valor [VALOR], prazo original [DATA].

Objetivo: recordar o pagamento em falta, indicar dados para pagamento (ex.: IBAN ou referência) e sugerir contacto caso exista alguma dificuldade.

Tom: firme mas cordial, sem linguagem agressiva; português de Portugal.”

Prompt modelo de 2º aviso de pagamentos em atraso

“Gerar texto para segunda comunicação de cobrança amigável a condómino com várias quotas em atraso no condomínio [NOME].

Incluir: resumo dos períodos em dívida ([MESES/ANOS] e valores aproximados), referência a comunicações anteriores, indicação de prazo para regularização voluntária e possibilidade de acordo de pagamento faseado.

Tom: profissional, objetivo, evitando ameaças diretas; mencionar que, na falta de resposta, poderão ser desencadeados os procedimentos previstos na lei e no regulamento do condomínio.”