Registo de despesas em lote
através da leitura inteligente de faturas em pdf (OCR)
Atualização fevereiro 2023
A importação de faturas está mais simples e completa
Para um maior controlo do processo de importação de faturas, atualizámos esta funcionalidade com melhorias que facilitam o seu trabalho.
O que há de novo?
1. Registo de várias faturas de fornecedores contidas no mesmo documento PDF. Cada PDF pode conter diversas faturas de diversos fornecedores, inclusive, passadas a diversos condomínios e com datas diferentes.
2. Leitura e importação de documentos/faturas com vários códigos QR.
3. Visualização das faturas importadas e simplificação dos campos de validação.
4. Importação de documentos PDF sem código QR (no caso, a informação sobre a despesa é inserida manualmente).
Registo de despesas em lote através da leitura inteligente de faturas em PDF (OCR)
Quantas vezes sente que é preciso fazer mais em menos tempo?
Na gestão profissional de condomínios, o grande volume de trabalho pede maior eficiência. Para tal, há que automatizar operações de rotina. O registo de despesas em lote através da leitura inteligente de faturas em PDF (OCR) é uma funcionalidade da plataforma Gecond. Para as empresas, significa a revolução positiva de um procedimento exaustivo.
Inserir manualmente faturas de fornecedores é ingrato. Consome muito tempo e impõe uma atenção absoluta a movimentos repetitivos. Nisto se desperdiçam recursos demasiado valiosos.
No Gecond, esta tarefa, extremamente morosa, pode ser realizada em minutos, de forma exata e automática.
A funcionalidade de lançamento de faturas de fornecedores em lote permite-lhe importar várias faturas ao mesmo tempo, no formato PDF. O software vai interpretá-las e registar toda a informação. A leitura inteligente faz a diferença. Quando os dados dos fornecedores já se encontram no sistema, a fatura é imediatamente registada.
Esta situação é particularmente vantajosa para as despesas inseridas no orçamento do condomínio, associadas a “Fornecedores Preferenciais” previamente indexados. Neste caso, no momento de importação de cada fatura, o Gecond vai identificar automaticamente a rubrica do orçamento em que deve ser inserida.
Se a entidade emissora da fatura não se encontrar ainda introduzida na plataforma Gecond, no processo de criação do registo da fatura será criado, automaticamente, um novo fornecedor, cujos dados podem ser, depois, completados.
Sem a pressão de tarefas minuciosas, repetitivas, as competências técnicas são canalizadas para o crescimento do seu negócio.
MAIS VALIAS
Rapidez: o que antes demorava horas ou dias, dependendo do volume de documentos, agora poderá fazer em minutos.
Mais fiabilidade dos dados: como os dados são obtidos por um processo automático, é menos permissível a erros de digitação.
Maior rentabilidade de processos: processos mais ágeis equivalem a mais tempo disponível para que a sua equipa realize tarefas que exigem complexidade.
COMO FAZER?
Selecione a opção “Importar faturas PDF” e faça o upload das faturas em PDF (por seleção ou arrasto dos documentos);
Com processo de importação, os registos são criados com toda a informação.
Confirme para que esses documentos sejam automaticamente lançados como despesa nos respetivos condomínios.
Os registos gerados ficam gravados como despesas do condomínio. Em qualquer momento, é possível atualizar a informação registada
O que nos diz o QR Code ?
Este código de barras bidimensional armazena muitos dados, podendo aceder a toda a informação de modo imediato (QR é a sigla de “Quick Response”).
Elemento obrigatório nas faturas e demais documentos fiscais desde janeiro deste ano, o QR Code deve ser gerado de acordo com as especificações técnicas definidas pela Autoridade Tributária e Aduaneira, contendo os seguintes dados obrigatórios: NIF do emissor, Data do documento, Valor da compra e Total de IVA.
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