Registo de despesas em lote através do QR Code
Quantas vezes sente que é preciso fazer mais em menos tempo?
Na gestão profissional de condomínios, o grande volume de trabalho pede maior eficiência. Para tal, há que automatizar operações de rotina como a importação de faturas de fornecedores.
O registo de despesas em lote através da leitura inteligente de faturas em PDF é uma funcionalidade da plataforma Gecond que permite importar várias faturas ao mesmo tempo. O software vai interpretá-las e registar toda a informação. Para as empresas, significa a revolução positiva de um procedimento exaustivo.
Inserir manualmente faturas de fornecedores é ingrato. Consome muito tempo e impõe uma atenção absoluta a movimentos repetitivos. Nisto se desperdiçam recursos demasiado valiosos.
No Gecond, esta tarefa, extremamente morosa, pode ser realizada em minutos, de forma exata e automática.
O que permite realizar esta funcionalidade?
1. Importar dezenas de faturas ao mesmo tempo.
O sistema interpreta e regista toda a informação, através da leitura inteligente.
2. Importar em sistema documentos/faturas com vários códigos QR.
Todos os códigos são automaticamente interpretados e os dados registados.
3. Visualizar e validar todas as faturas importadas.
Após validação são automaticamente lançados como despesa nos respetivos condomínios.
4. Importar documentos PDF sem código QR.
No caso, a informação sobre a despesa é inserida manualmente.
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Fornecedores identificados, trabalho otimizado
A leitura inteligente faz a diferença. Quando os dados dos fornecedores já se encontram no sistema, a fatura é imediatamente registada.
Esta situação é particularmente vantajosa para as despesas inseridas no orçamento do condomínio, associadas a “Fornecedores Preferenciais” previamente indexados. Neste caso, no momento de importação de cada fatura, o Gecond vai identificar automaticamente a rubrica do orçamento em que deve ser inserida.
Se a entidade emissora da fatura não se encontrar ainda introduzida na plataforma Gecond, no processo de criação do registo da fatura será criado, automaticamente, um novo fornecedor, cujos dados podem ser, depois, completados.
Com o registo de despesas em lote no Gecond, muito trabalho sai-lhe das mãos.
O que é importado do QR Code?
- número de contribuinte do fornecedor
- número de contribuinte do condomínio (cliente)
- número do documento
- data de emissão
- valor total
- se a fatura está ou não liquidada (considera-se liquidada quando o documento é do tipo fatura-recibo).
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